1.1. Настоящие Правила разработаны в соответствии с Конституцией Российской Федерации, Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах от 7 июля 1993 г., Федеральным Законом "Об информации, информатизации и защите информации" от 20 февраля 1995 г., Положением об Архивном фонде Российской Федерации, утвержденном Указом Президента Российской Федерации от 17 марта 1994 г. № 552, Правилами работы пользователей в читальных залах государственных архивов Российской Федерации, утвержденных приказом Федеральной архивной службы России № 51 от 6 июля 1998 г. и зарегистрированными Министерством юстиции Российской Федерации 16 декабря 1998 г. и Положением о Российском государственном архиве экономики (далее - РГАЭ), утвержденным Федеральной архивной службой России 1999 г.
1.2. Правила устанавливают порядок работы пользователей с открытыми документами в читальном зале РГАЭ.
1.3. Все пользователи обладают равными правами на доступ к архивным документам, хранящимся в РГАЭ.
1.4. Плата за посещение читального зала и пользование архивными документами, хранящимися в РГАЭ, не взимается.
1.5. Платные услуги пользователям предоставляются РГАЭ в соответствии с установленным порядком.
2. ПОРЯДОК ДОПУСКА ПОЛЬЗОВАТЕЛЕЙ В ЧИТАЛЬНЫЙ ЗАЛ РГАЭ
2.1. Пользователи допускаются в читальный зал РГАЭ на основании личных заявлений. Пользователи, ведущие научную работу в соответствии с планами научных и учебных учреждений или выполняющие служебные задания, могут представлять письма направивших их организаций.
2.2. В личном заявлении или письме указывается фамилия, имя, отчество, должность, ученое звание, ученая степень пользователя, а также тема и хронологические рамки исследования.
2.3. Разрешение на работу в читальном зале дается руководством РГАЭ на необходимый пользователю срок.
2.4. Все пользователи знакомятся с настоящими Правилами и заполняют анкету установленного образца (см. приложение).
2.5. Оформление пропуска в читальный зал РГАЭ осуществляется при предъявлении пользователем документа, удостоверяющего личность.
3. ПРАВА, ОБЯЗАННОСТИ И ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ПОЛЬЗОВАТЕЛЕЙ, РАБОТАЮЩИХ В ЧИТАЛЬНОМ ЗАЛЕ РГАЭ
3.1 Пользователи, работающие в читальном зале РГАЭ, имеют право:
3.1.1. Получать и использовать имеющиеся в РГАЭ открытые архивные справочники, архивные дела и документы, а также техническое оборудование для работы с микрокопиями документов.
3.1.2. Получать информацию о распорядке работы читального зала РГАЭ, услугах, оказываемых РГАЭ через читальный зал, порядке и условиях их предоставления.
3.1.3. Получать консультации специалистов РГАЭ о составе и содержании документов архива и имеющихся в РГАЭ архивных справочниках.
3.1.4. Получать информацию, в том числе в письменной форме, о причинах отказа (отсрочки) в выдаче дел (документов), существующих ограничениях на выдачу и копирование документов по теме исследования, а также о сроках, в течение которых они будут действовать.
3.1.5. Обжаловать отказ в выдаче архивных документов и справочников по теме исследования в соответствии с действующим законодательством.
Для решения спорных вопросов пользователи могут обращаться к руководству РГАЭ, Федеральную архивную службу России, а также в установленном порядке в судебные органы Российской Федерации.
3.1.6. Пользоваться печатными и иными изданиями, хранящимися в справочно-информационном фонде РГАЭ.
3.1.7. Заказывать или самостоятельно изготавливать копии архивных документов по теме исследования, делать выписки из предоставленных РГАЭ дел, документов и архивных справочников.
3.1.8. По специальному разрешению руководства РГАЭ использовать собственные технические средства (переносной персональный компьютер, диктофон). Использование технических средств допускается, если оно не мешает работе других пользователей*. Разрешение для работы в читальном зале с аппаратурой оформляется специальным пропуском.
3.1.9. Проносить в читальный зал РГАЭ по согласованию с его заведующим (сотрудником) машинописный и печатный текст, гранки научной работы. Внос и вынос этих материалов оформляется специальным пропуском. Рукописные материалы пользователей выносятся без пропуска.
3.1.10. Пользоваться при работе в читальном зале РГАЭ услугами собственных помощников или переводчиков.
3.2. Пользователи обязаны:
3.2.1. Соблюдать настоящие Правила работы в читальном зале РГАЭ.
3.2.2. Соблюдать распорядок работы читального зала РГАЭ, тишину и порядок во время работы.
3.2.3. В соответствии с Законом Российской Федерации "Об информации, информатизации и защите информации" (ст. 12, п. 2) использовать и публиковать полученную архивную информацию с обязательной ссылкой на источник информации, т. е. указывать название архива (РГАЭ), хранящего документы, и их поисковые данные (номер фонда, описи, дела (единицы хранения) и листа)**.
3.3. Пользователи, совершившие хищение документов или причинившие ущерб хранящимся в РГАЭ документам Архивного фонда Российской Федерации, а также нанесшие материальный ущерб РГАЭ несут ответственность в установленном действующим законодательством порядке.
4. ПОРЯДОК ВЫДАЧИ ПОЛЬЗОВАТЕЛЯМ ДЕЛ, ДОКУМЕНТОВ, МИКРОКОПИЙ, ПЕЧАТНЫХ ИЗДАНИЙ, НАУЧНО-СПРАВОЧНОГО АППАРАТА И ОРГАНИЗАЦИЯ ИХ РАБОТЫ В ЧИТАЛЬНОМ ЗАЛЕ РГАЭ
4.1. Архивные дела и другие материалы предоставляются пользователям на основании заполненных бланков заказов (требований).
4.2. Дела и другие материалы выдаются пользователям под расписку в бланке заказа (требовании) за каждую единицу предоставленного материала.
4.3. Пользователь в течение одного дня может получить не более 10 дел и 5 описей. Если описи находятся непосредственно в читальном зале, то не более 20 описей в день.
4.4. Максимальное количество материалов, которые одновременно могут находиться у пользователя, не должно превышать 20 дел и 5 описей.
4.5. Описи и другие архивные справочники, хранящиеся в читальном зале РГАЭ, выдаются пользователю непосредственно после получения заказа. Описи, отсутствующие в читальном зале, предоставляются пользователю на следующий день после заказа. Архивные дела и документы выдаются пользователю через день после оформления заказа.
4.6. Описи и другие архивные справочники предоставляются пользователям на срок до 5 дней, особо ценные документы - до 5 дней***, уникальные документы по разрешению руководства РГАЭ - на 1 день, дела и микрокопии, печатные издания - на 1 месяц. При необходимости продления срока работы с архивными справочниками, документами и делами пользователь не позднее, чем за два дня, предупреждает об этом сотрудника читального зала РГАЭ, который уведомляет архивохранилище о продлении срока. Дополнительный срок определяется в индивидуальном порядке, но не может, как правило, превышать 1 месяца. Продление сроков работы пользователей с уникальными и особо ценными архивными документами согласуется с руководством РГАЭ.
4.7. Если пользователь не посещает читальный зал без предупреждения более 2 недель подряд, подготовленные для него материалы возвращаются в архивохранилище и могут быть заказаны повторно не ранее, чем через 2 недели со дня их возвращения.
4.8. При наличии микро или ксерокопий подлинники документов в читальный зал, как правило, не выдаются. Вопрос о выдаче подлинников решается руководством РГАЭ с учетом конкретных обстоятельств (необходимость изучения внешних особенностей документов, неисправность технического оборудования для работы с микрокопиями, некачественные копии, наличие у пользователя медицинских противопоказаний для работы с микрокопиями и др.).
4.9. Дела, находящиеся в плохом физическом состоянии, и расшитые дела в читальный зал не выдаются. Вопрос об их выдаче для просмотра в рабочей комнате архивохранилища решается заведующим соответствующего архивохранилища или руководством РГАЭ.
4.10. При каждом посещении читального зала РГАЭ пользователь сдаёт пропуск сотруднику читального зала и расписывается в книге посещений.
4.11. В целях обеспечения сохранности архивных документов пользователям не разрешается входить в читальный зал РГАЭ в верхней одежде, вносить портфели, спортивные и хозяйственные сумки (размером более 200 х 300 мм), пластиковые пакеты, зонты. В читальном зале РГАЭ также не разрешается курить, употреблять продукты питания и напитки.
4.12. Пользователи должны соблюдать следующие правила работы с архивными делами и документами:
не выносить архивные дела и документы из читального зала РГАЭ и не передавать их третьим лицам;
не оставлять открытые архивные дела незащищенными от солнечного или электрического света продолжительное время;
не писать на листах бумаги, положенных поверх архивных документов;
не делать на архивных документах и на обложках архивных дел исправлений, пометок, подчеркиваний;
не загибать листы и не перегибать переплеты архивных дел;
не калькировать архивные документы;
не вкладывать в архивные дела посторонние предметы;
не пользоваться при непосредственной работе с архивными делами и документами клеем, скотчем, маркерами, штрихом для пишущей машинки, копировальной бумагой, чернильной авторучкой, ножницами, другими режущими предметами.
4.13. При работе с микрокопиями пользователи должны соблюдать технические правила обращения с пленкой и аппаратурой.
4.14. При получении заказанных описей, дел и др. материалов пользователи проверяют их наличие, состояние и сохранность в присутствии сотрудника читального зала РГАЭ.
При обнаружении повреждений или дефектов архивных дел, документов, микрокопий, отсутствии отдельных листов или неправильной нумерации листов в архивных делах пользователь должен сообщить об этом сотруднику читального зала РГАЭ.
При обнаружении в сдаваемых пользователем делах недостачи или повреждений документов составляется акт.
4.15. Просматривая документы, пользователь заполняет лист использования, имеющийся в каждом архивном деле. В листе использования пользователь указывает: дату использования, свою фамилию и инициалы (разборчиво), характер использования (копирование, выписки, просмотр дел и др.), номера использованных листов, и ставит свою подпись.
4.16. Пользователь должен ежедневно возвращать выданные ему описи, архивные дела, документы и другие материалы сотруднику читального зала РГАЭ.
4.17. Архивные дела и микрофильмы по одному заказу (требованию) сдаются полностью, а не по мере их просмотра.
4.18. О завершении работы с документами, выданными по одному требованию, пользователь ставит в известность сотрудника читального зала РГАЭ, который проверяет наличие и физическое состояние дел и расписывается в бланке требования за их возврат.
4.19. Отказ или отсрочка в выдаче архивных дел и документов допускается в случаях:
их плохого физического состояния;
ограничений на использование документов, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации или фондообразователем при передаче документов на постоянное хранение в РГАЭ****;
необходимости выполнения служебных заданий сотрудниками РГАЭ (справочная работа, тематическая разработка фондов, подготовка информационных материалов по запросам органов государственной власти, сборников документов, изготовление страхового фонда или фонда пользования, проведение проверке наличия документов, реставрация или копирование документов, оформление рассекреченных дел и др.);
экспонирование заказанных документов и дел на выставке;
выдача заказанных документов и дел другому пользователю.
Архивные дела и документы не прошедшие научного описания и технического оформления в читальный зал РГАЭ не выдаются.
5. КОПИРОВАНИЕ ХРАНЯЩИХСЯ В РГАЭ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ
5.1. Копирование архивных документов осуществляется на основании оформленного пользователем заказа. В заказе на копирование указывается тема исследования, наименование и адрес учреждения, по заданию которого проводилась работа, или фамилия, инициалы и адрес пользователя, а также поисковые данные (номер фонда, описи, дела, листов) и, при необходимости, наименования документов, подлежащих копированию.
5.2. Копирование документов негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации, а также документов личных фондов производится в соответствии с порядком, установленным фондообразователями или их правопреемниками (наследниками), передавшими документы на постоянное или депозитарное хранение.
При отсутствии ограничений на копирование, установленных при передаче документов, оно осуществляется на общих основаниях.
5.3. Копирование документов, составляющих объект авторского права, осуществляется в соответствии с Законом Российской Федерации "Об авторском праве и смежных правах".
5.4. Исполнение заказов пользователей на копирование документов проводится в срок до 1 месяца. Срок исполнения заказов на копирование документов, объем которых превышает 500 листов, устанавливается по согласованию пользователя и РГАЭ.
5.5. При отсутствии технических возможностей выполнения отдельных заказов их объем может быть ограничен руководством РГАЭ.
5.6. Заказы на копирование архивных документов, при исполнении которых может быть нанесен ущерб их физическому состоянию, а также на копирование документов, находящихся в плохой физической сохранности, не принимаются.
Вопрос о копировании уникальных архивных документов, а также документов из дел, требующих расшивки или реставрации, решается руководством РГАЭ после получения соответствующего заказа.
5.7. Изготовление копий производится после оплаты пользователем счета за выполняемую работу.
Пользователь должен оплатить счет за изготовление копий в течение месяца со дня его получения. В случае неоплаты пользователем счета в установленный срок, документы, предназначенные для копирования, возвращаются в архивохранилище и могут быть повторно выданы для копирования по заказу того же пользователя не ранее, чем через две недели со дня их возвращения.
5.8. В исключительных случаях при отсутствии у РГАЭ соответствующих технических возможностей допускается копирование ограниченных объемов архивных документов техническими средствами пользователей.
Копирование техническими средствами пользователей (фотоаппаратами, видеокамерами и др.) производится только с разрешения руководства РГАЭ в помещении архива и под контролем сотрудника читального зала РГАЭ.
Ответственности за качество копирования документов, проведенного техническими средствами пользователей, РГАЭ не несет.
5.9. По согласованию с руководством РГАЭ пользователи могут самостоятельно копировать изобразительные и графические материалы, карты, планы и чертежи или приглашать для этой работы специалистов (чертежника, фотографа, художника). Подобное копирование проводится в помещении РГАЭ под контролем его сотрудников с соблюдением правил обеспечения сохранности документов.
5.10. Аутентичность изготовленных РГАЭ копий архивным документам удостоверяется РГАЭ простановкой штампа с указанием поисковых данных документа на обороте копии. По договоренности пользователей и руководства РГАЭ на копиях, изготовленных средствами пользователей, также может проставляться указанный штамп архива.
5.11. Копии документов выдаются пользователям или их доверенным лицам под расписку, а также пересылаются по указанным адресам.
5.12. Копии частично рассекреченных документов, изготовленные РГАЭ по заказам пользователей с изъятием из текста при копировании нерассекреченных частей текста, выдаются им на общих основаниях.
5.13. Вынос копий документов за пределы РГАЭ оформляется в установленном порядке специальным пропуском.
5.14. По просьбе пользователей РГАЭ выдает им справки на право вывоза за рубеж копий документов Архивного фонда Российской Федерации.
6. НАУЧНО-СПРАВОЧНЫЙ АППАРАТ К ДОКУМЕНТАМ РГАЭ
6.1. Пользователи, оформленные в читальном зале архива, могут использовать в своей работе следующие архивные справочники и учетные документы:
Краткий справочник фондов РГАЭ. М., 1994;
Справочник фондов РГАЭ (информация о фондах 1 и 2 категорий с их функционально-производственными и структурными характеристиками). М., 1996;
Путеводитель ЦГАНХ СССР по фондам личного происхождения. М., 1987;
реестры описей архивохранилищ;
архивные описи и указатели;
тематические перечни и обзоры документов РГАЭ;
списки вновь поступивших в РГАЭ фондов и их частей;
списки рассекреченных фондов и их частей;
сводный каталог РГАЭ, а также имеющиеся в архиве справочные картотеки;
фондовый каталог РГАЭ.
6.2. Пользователи также имеют возможность обращаться к учетным и справочным картотекам (картотека фондов РГАЭ (номерная); картотека-реестр архивных описей; картотека микрофильмированных фондов и дел; картотека перечней, обзоров, указателей и тематических картотек РГАЭ; картотека учета тематики исследований; алфавитная картотека пользователей; картотека изданий, в которых использованы документы РГАЭ), хранящимся в читальном зале архива.
6.3. Сотрудники читального зала также организуют доступ пользователей к автоматизированным информационным системам (базам данных), имеющимся в архиве.
7. ПЛАТНЫЕ УСЛУГИ
7.1. РГАЭ наряду с бесплатными предоставляет пользователям также и платные услуги:
7.1.1. Исполняет: тематические, историко-биографические и другие запросы юридических и физических лиц.
7.1.2. Проводит тематическое выявление документов, составляет перечни выявленных документов.
7.1.3. Изготовляет копии документов (см. раздел 5).
7.1.4. Осуществляет подбор документов по каталогам и картотекам архива и др.
Примечания
* Не разрешается применение технических средств, имеющих сканирующее устройство.
** Пользователи также могут предоставлять РГАЭ библиографические справки или отдельные экземпляры изданий, при подготовке которых использовались документы архива.
*** Находящиеся в хорошем физическом состоянии особо ценные документы и дела могут выдаваться в читальный зал РГАЭ на срок до 1 месяца.
**** Допуск пользователей к архивным документам, содержащим информацию, отнесенную законом к категории ограниченного доступа (отнесенную к государственной тайне или конфиденциальную), осуществляется в соответствии с порядком, регламентирующим работу с указанными документами.
Документы, содержащие сведения о личной жизни граждан (об их здоровье, семейных и интимных отношениях, имущественном положении) или создающие угрозу для их жизни и безопасности жилища имеют ограничения при их использовании: 75 лет с момента создания документов. Предоставление этих документов пользователю до истечения указанного срока возможно при письменном согласии лица, информация о котором содержится в документе, или, в случае смерти данного лица, его прямых наследников.
Использование документов организаций, документы которых отнесены к негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации, а также личных фондов или коллекций осуществляется в соответствии с порядком, определяемом фондовладельцами, передавшими указанные комплексы документов на государственное или депозитарное хранение. При отсутствии каких-либо распоряжений фондовладельцев допуск к таким документам осуществляется в соответствии с общими правилами.